Office Manager worden

Een office manager is de spreekwoordelijke spin in het web van een organisatie. Hiermee wordt bedoeld dat een office manager ervoor zorgt dat alles goed en soepel verloopt. Het gaat daarbij om secretariële en management ondersteunende activiteiten. Vaak ben je als office manager de rechterhand van een directeur of managementteam. Soms geef je leiding aan medewerkers, zoals een administratief medewerker of office assistent. Maar het kan ook zo zijn dat je als office manager een redelijk zelfstandige functie hebt. Voor alle office managers geldt dat zij ervoor moeten zorgen dat collega’s hun werk goed moeten kunnen doen en zich kunnen richten op hun kerntaken. Daarbij kun je aan de volgende werkzaamheden denken. Administratieve werkzaamheden zoals archiveren, verwerken van in- en uitgaande post, telefoontje beantwoorden en doorschakelen, e-mailverkeer van het algemene e-mail adres beheren, aanspreekpunt zijn voor andere afdelingen, beheren van de agenda’s, facilitaire zaken zoals voorraadbeheer (voor kantoorartikelen maar ook voor koffie en thee en de lunch), beheren van het archief en contracten, het organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen. Maar denk ook aan zaken als notuleren, maken van verslagen, doen van deskresearch en eenvoudigere marketingactiviteiten. Veel office managers zijn daarnaast belast met personele zaken zoals de personeelsadministratie en het verzamelen van gegevens en aanleveren van data voor de belastingen. Een office-manager wordt soms ook een managementassistent of directiesecretaresse genoemd. Afhankelijk van de zwaarte van de functie wordt een middelbare en soms een hogere opleiding gevraagd.